Grote Foutenboek

Niet in acht nemen van draagtijd

Meestal wordt u geen tijd gegund om te werken zoals dat hoort. We hebben hier één van de grote fouten uit het Grote foutenboek te pakken. Een van de ziekteverschijnselen van de politiek in het algemeen, en van die van deze tijd in het bijzonder: de drang om een steeds hogere aspiratie in steeds minder tijd te willen realiseren. De politiek als veroorzaker van de grootste maatschappelijke problemen doet er rustig twintig jaar over om een maatschappelijk belangrijk onderwerp te laten bezwijken onder grote problemen, en dan moeten ambtenaren en consultants deze in een paar maanden opgeruimd hebben. Meestal ook nog onder de bedreiging van afrekenen op het resultaat. Dit is goed te begrijpen vanuit het gezichtspunt van snel willen scoren, maar daarom nog niet minder vervelend, disfunctioneel en contraproductief. En als ambtenaren en consultants daartegen in het geweer komen, en mogelijk zelfs een conflict uitlokken, krijgen zij daarvan de schuld: van het slachtoffer de dader maken.

Iedereen weet dat voor bepaalde zaken een bepaalde tijd nodig is. Op een baby moeten we negen maanden wachten. Het heeft geen zin om te zeggen: 'Ik ben minister, dus dat moet sneller kunnen.' Voor een hardgekookt ei moet u een ei, komend uit de koelkast, minstens zeven minuten in kokend water houden. Als u zo'n ei slechts drie minuten door lauwwarm water sleurt, wordt het niet hardgekookt. Plant u een jong walnotenboompje in de tuin, dan duurt het al gauw een jaar of zeven voordat de eerste noten eraan hangen. Na een jaar tegen die boom gaan trappen en aan de takken gaan trekken, levert geen noten op, maar een dood boompje. Zo geldt voor menig onderdeel uit de architectuur van interactief beleid maken een zekere draagtijd voordat die fase genoegzaam is afgerond.

Voor een goed interactief open (plan)proces van enige complexiteit moet u ongeveer anderhalf jaar rekenen. Dan is de beleidsontwikkeling klaar en kan de uitvoering via een uitvoeringsorganisatie aanvangen. Binnen zo'n traject kennen de verschillende stappen hun eigen draagtijd. Het ontwerpen van een omgevingsanalyse bijvoorbeeld kost ongeveer een maand. Het houden van een consultatieronde ook ongeveer een maand. Het concipiëren van een bloemlezing op basis van die consultatieronde ongeveer drie maanden. Het maken van schema's van een probleem- en oorzakenanalyse twee tot vier maanden.

Het bewaken van de vereiste draagtijd is een van de moeilijkste opgaven voor een projectleider en zijn projectteam. Meestal staat hij onder grote druk van een

opdrachtgever die bij elk tussentijds product nauwelijks daarnaar kijkt en steeds maar weer vraagt: 'Wanneer komt er nou eens een resultaat, had dat er niet al moeten zijn?' Dat gaat zo door tot het moment waarop het voor een opdrachtgever zichtbaar wordt dat er inderdaad leuke resultaten uit de bus komen. Dan ineens valt de druk van de tijdsfactor weg en krijgt de projectleider pas de ruimte om te werken zoals dat hoort. Vaak echter wenst een opdrachtgever daar niet op te wachten en verruilt hij voortijdig het sturen op maatschappelijke processen met zijn typische omgaan met onzekerheid, voor kennissturing en zekerheidsperfectionering. Einde proces en einde project.

In discussies met de opdrachtgever doet u er als projectleider goed aan om vanaf het begin te onderstrepen dat u maar twee soorten tijd kent: draagtijd en 'kwalitijd'.